システム開発プロジェクトで議事録を残しておく意味

システム開発プロジェクトでは会議が多く開かれる

システム開発プロジェクトでは、担当者レベルでの細かな仕様・障害をめぐる打ち合わせレベルのものから、当該プロジェクト担当役員レベルでの開発方針やスケジュールをめぐって大きな方向性を決定する会議(ステアリング・コミッティ)など、様々なレベルでの会議が多数開かれます。

議事録を残しておく意味とは?

こうした会議の中で双方の担当者が署名捺印する議事録を作成しておく意味は一体どこにあるのでしょうか。

こうした会議の席ではプロジェクトの進捗状況、遅延状況、遅延の原因、リカバリー策の内容またはそのスケジュールなどが話し合われ席上で確認されますが、後日システム開発自体が頓挫した場合にこうした会議の内容について議事録にきちんと記録さえしておけば、後日裁判となった際にも責任の所在や損害の立証が比較的容易になるということが言えるでしょう。

このように、システム開発プロジェクトでも議事録をきちんと作成した上で保管しておくことは大変重要なことです。

議事録に記載しておかなければならない内容は?

議事録には、もちろん後日相手方と紛争になった際に自身にとって有利なことを記載しておくよう努めるべきですが、具体的には下記のような内容を記載しておくべきでしょう。

ユーザーの立場から・・・

ユーザーはベンダがプロジェクトマネジメント義務に違反している事実(ユーザによるスケジュール遅延とその原因がユーザにあること)を議事録に積極的に記載してもらうことになります。

ベンダの立場から・・・

ベンダとしては、ユーザ側が協力義務に違反していること(たとえばユーザによる要件定義や検収作業などの協力作業の遅滞)を議事録に積極的に記載してもらうことになります。

 

判例も、ステアリング・コミッティでの合意内容の判断にあたって議事録の記載内容を尊重する旨の判断を示していますので(東京高等裁判所平成25年9月26日判決)、会議の議事録については毎回慎重かつ確実に作成することをおすすめしておきたいと思います。

以上

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